Что проверить перед передачей бухгалтерии на аутсорсинг
До смены бухгалтерии важно зафиксировать состояние учёта, ближайшие обязательства и границы ответственности. Такой чек-лист помогает передать дела без потери документов и неприятных сюрпризов после подписания договора.
Восемь пунктов обязательной проверки
1. Учётная база
Проверьте, закрыты ли периоды, отражены ли основные операции и совпадают ли остатки с реальным состоянием расчётов.
2. Сданная отчётность
Соберите декларации, расчёты, бухгалтерскую отчётность и подтверждения их приёма контролирующими органами.
3. Налоги и сверки
Зафиксируйте начисления, платежи, задолженность или переплату и ближайшие налоговые обязательства.
4. Первичные документы
Убедитесь, что поступления, реализации, акты, накладные и чеки собраны и отражены в базе.
5. Требования ФНС
Проверьте открытые требования, сроки ответа, уже подготовленные пояснения и недостающие документы.
6. Зарплата и кадры
Сверьте сотрудников, договоры, начисления, отпуска, больничные и обязательную кадровую документацию.
7. Доступы и подписи
Составьте перечень доступов к 1С, банкам, Диадоку, Экстерну и другим рабочим системам ЭДО.
8. Ближайший календарь
Определите, какие отчёты, платежи и ответы должны быть подготовлены сразу после передачи дел.
Что передать новой бухгалтерии
| Группа | Что потребуется |
|---|---|
| Организация | Регистрационные документы, реквизиты, действующие доверенности |
| Учёт | База 1С, оборотно-сальдовые ведомости, регистры и закрытие периодов |
| Отчётность | Сданные формы и квитанции о приёме |
| Первичка | Договоры, акты, накладные, счета, чеки и архив ЭДО |
| Банк и касса | Выписки, банк-клиенты, сведения о кассах и эквайринге |
| Сотрудники | Трудовые и гражданско-правовые договоры, кадровые документы и расчёты |
| ФНС | Требования, пояснения, сверки и переписка |
Кто должен общаться с прежней бухгалтерией
Новый подрядчик может сам связаться с предыдущей бухгалтерией, задать вопросы по учётной базе и принять дела. Руководитель подключается там, где требуется его решение, подпись или предоставление доступа.
В «Налогике» переход начинается с консультации и бесплатной проверки базы. После этого формируются коммерческое предложение и договор, принимаются документы и продолжается текущий учёт без привязки к концу квартала или года.
Что проверить в договоре
Состав работ
Какие участки учёта, отчёты, зарплата, кадры и консультации входят в ежемесячную стоимость.
Обмен документами
Кто, в каком формате и до какого срока передаёт первичные документы.
Требования ФНС
Входит ли получение требования, подготовка документов, пояснений и отправка ответа.
Дополнительные задачи
Как согласуются восстановление, проверки, вызовы, споры, суды и специальные проекты.
Ответственность
Как распределяются обязанности клиента и подрядчика, особенно при несвоевременной передаче документов.
Команда и замещение
Кто закреплён за компанией, кто контролирует специалиста и как обеспечивается непрерывность работы.
Что делать, если обнаружены ошибки
Если база содержит ошибки, часть документов отсутствует или отчётность не соответствует учёту, клиенту нужно показать текущее состояние и возможные последствия. После этого составляется план исправления.
Текущий учёт при этом продолжается, чтобы новые операции и отчётность не создавали дополнительную задолженность.
Перед передачей бухгалтерии
Кто проводит проверку базы?
Специалисты нового подрядчика. В «Налогике» первичная проверка качества предыдущего учёта проводится бесплатно.
Можно ли перейти в середине отчётного периода?
Да. Учёт и отчётность продолжаются без привязки к переходному периоду.
Что делать, если прежняя бухгалтерия не всё передала?
Новый подрядчик формирует перечень недостающих материалов, связывается с прежней бухгалтерией и уточняет состояние дел.
Входит ли восстановление в ежемесячное обслуживание?
Нет. Если оно требуется, объём и стоимость согласуются отдельно.
Как заранее оценить стоимость сопровождения?
Заполнить анкету по налоговому режиму, документам, сотрудникам и банковским операциям, а затем уточнить особенности со специалистом.
Узнайте состояние учёта до передачи дел
Бесплатно проверим базу, ближайшие обязательства и составим понятный план перехода.